درباره صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه، به معنای مستندسازی مباحث و تصمیمات مطرح شده در این جلسه است. این صورتجلسه شامل تمامی جزئیات و اطلاعات مهم جلسه است. از جمله انتخاب مدیران و ترکیب هیئت مدیره، بازرسین روزنامه و تصویب تراز در شرکت های سهامی خاص. پس از تنظیم صورت جلسات لازم است، این صورت جلسات در سامانه ثبت من بارگذاری و با امضای مجاز شرکت امضا شود. راهنمای استفاده از امضای دیجیتال در “سامانه ثبت من” را در مطلب زیر بخوانید:
کاربرد امضای دیجیتال در سامانه “ثبت من”
مراحل تنظیم این صورتجلسه عبارتند از:
مشخصات جلسه:
تاریخ و زمان برگزاری جلسه
مکان برگزاری جلسه
تعداد سهامداران حاضر و نمایندگان آنها
دعوتنامه:
اطلاعات مربوط به دعوتنامه ارسال شده به سهامداران
تاریخ ارسال دعوتنامه
دستور جلسه:
موارد و موضوعات اصلی که در دستور جلسه قرار دارد، مانند بررسی و تصویب صورتهای مالی، انتخاب اعضای هیئت مدیره و بازرسان، و تقسیم سود.
گزارش هیئت مدیره:
گزارش عملکرد شرکت در سال مالی گذشته
برنامههای آینده شرکت
بررسی صورتهای مالی:
بررسی و تصویب صورتهای مالی توسط سهامداران
انتخابات:
انتخاب اعضای جدید هیئت مدیره
انتخاب یا تمدید دوره بازرس قانونی شرکت
تصمیمگیریهای مهم:
تصمیمگیری در مورد تقسیم سود
تصمیمات دیگر مربوط به شرکت
امضاها:
امضای صورتجلسه توسط رئیس و دبیر جلسه
امضای اعضای هیئت مدیره و بازرس قانونی (در صورت نیاز)
پیوستها:
هرگونه مستندات و پیوستهای مرتبط با موضوعات مطرح شده در جلسه
توجه به این نکته ضروری است که صورتجلسه باید با قوانین و مقررات مربوط به شرکتها و مجامع عمومی مطابقت داشته باشد و پس از تنظیم، نسخهای از آن به مرجع ثبت شرکتها ارسال گردد.
نحوه تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
مجمع عمومی عادی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده:
۱- عنوان صورتجلسه «صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه بطور فوق العاده»
۲- اسم کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت و شماره ثبت
۳-سرمایه ثبت شده شرکت
۴- مکان و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت،اشاره به روزنامه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی
۵- مشخص کردن اعضاء هیئت رئیسه(در خصوص شرکت های سهامی)
۶- نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تعیین:
الف) اعضاء هیئت مدیره با ذکر نام و نام خانوادگی آنان و اصلی یا علی البدل بودن آن ها
ب)بارزسان شرکت با ذکر مشخصات کامل سجلی آن ها و اصلی یا علی البدل بودن هر یک از آنان همچنین قید نشانی کامل محل سکونت ایشان
ج)انتخاب روزنامه کثیرالانتشار
د)تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان با ذکر سال مالی مربوط
سپس با مشخص کردن وکیل شرکت مشخصات ایشان را برای امضاء ذیل دفاتر به ثبت شرکت ها اعلام می نمایند.
صورتجلسه را امضاء و به ضمیمه مدارک لازم و با درخواست کتبی دارندگان امضاء مجاز مراتب انجام تغییرات به ثبت شرکتها اعلام میگردد.
تنظیم صورتجلسه با استفاده از امضای دیجیتال
استفاده از امضای دیجیتال برای تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه دارای مزایای زیادی است که شامل افزایش سرعت و دقت در مستندسازی، کاهش هزینهها، و افزایش امنیت میشود. برای استفاده از امضای دیجیتال در تنظیم صورتجلسه، میتوانید مراحل زیر را دنبال کنید:
انتخاب نرمافزار مناسب:
انتخاب نرمافزار یا پلتفرم مناسب برای امضای دیجیتال که مطابق با استانداردها و قوانین کشور باشد. برخی از نرمافزارهای معروف جهان شامل DocuSign، Adobe Sign و SignNow هستند. در ایران نیز اپلیکیشن امضای دیجیتال امضامی و پنل کسب و کار امضامی راهکاری امضای دیجیتال را در اختیار عموم قرار میدهند.
ایجاد سند دیجیتال:
تهیه صورتجلسه به صورت یک فایل دیجیتال (مثلاً در قالب PDF) که تمامی موارد مربوط به جلسه در آن قید شده باشد.
افزودن امضای دیجیتال:
با استفاده از نرمافزار انتخاب شده، امضای دیجیتال اعضای هیئت مدیره، سهامداران و دیگر افراد مرتبط را به سند اضافه کنید. این نرمافزارها معمولاً دارای رابط کاربری سادهای هستند که امکان اضافه کردن امضاها را به راحتی فراهم میکنند. امضامی با کاربری آسان و سریع و امکان مشاهده و بررسی فایل PDF امضا شده، امکان امضای دیجیتال اسناد و قراردادها را فراهم میکند. پس از دریافت گواهی امضا، بر روی نسخه اندروید اپلیکیشن و با انجام تنظیمات لازم، پس از ورود به سامانه ثبت من فرآیند امضا در آن محیط تکمیل میشود.
احراز هویت:
نرمافزارهای امضای دیجیتال معمولاً فرایند احراز هویت امضا کنندگان را نیز شامل میشوند. این کار میتواند از طریق ارسال کد تایید به تلفن همراه، ایمیل یا استفاده از شناسههای دیجیتال انجام شود. فرآیند احراز هویت امضامی در کوتاهترین زمان و بالاترین دقت انجام شده تا کاربران بتوانند به آسانی گواهی امضا دریافت کنند.
ذخیره و ارسال سند:
پس از امضای سند توسط همه افراد مورد نیاز، میتوانید نسخه نهایی را ذخیره کنید و برای مراجع ذیربط (مانند اداره ثبت شرکتها) ارسال کنید. امضامی امکان بررسی و ذخیره فایلهای امضا شده را نیز برای کاربران فراهم میکند.
بایگانی:
نسخهای از سند امضا شده را در سیستم بایگانی الکترونیکی ذخیره کنید تا در صورت نیاز به راحتی قابل دسترسی باشد.
مزایای استفاده از امضای دیجیتال امضامی
امنیت بالا:
امضاهای دیجیتال به دلیل استفاده از رمزنگاری، امنیت بیشتری نسبت به امضاهای دستی دارند و تغییرات در سند بعد از امضا به راحتی قابل تشخیص است. امضامی با ایجاد امنیت بالا، امکان تغییر و خدشه در امضای انجام شده را ناممکن میکند.
صرفهجویی در زمان و هزینه:
کاهش نیاز به چاپ و ارسال اسناد کاغذی و همچنین کاهش زمان مورد نیاز برای جمعآوری امضاها. امضامی با دیجیتال کردن تمامی فرآیندهای احراز هویت و امضا، نیاز به امضای خیس و کاغذی را از بین برده است.
قابلیت پیگیری:
امکان پیگیری امضاها و اطمینان از اینکه همه افراد مورد نظر سند را امضا کردهاند.
دسترسی آسان:
امکان دسترسی به اسناد امضا شده از هر مکان و در هر زمان.
نکات مهم
اطمینان حاصل کنید که نرمافزار امضای دیجیتالی که استفاده میکنید مطابق با قوانین و مقررات کشور شما باشد. گواهی امضای دیجیتال امضامی مطابق با استاندارد مرکز ریشه کشور است.
فرآیند احراز هویت امضا کنندگان به درستی انجام شود تا از صحت امضاها اطمینان حاصل شود. احراز هویت امضامی نیز مطابق با اطلاعات ثبت احوال فرد و بررسی توسط هوش مصنوعی انجام میشود.
نسخه پشتیبان از اسناد امضا شده تهیه کنید تا در صورت نیاز به راحتی بازیابی شوند. پشتیبانی امضامی نیز به صورت ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته انجام میشود.
متن: ارژنگ طالبینژاد