امضای دیجیتال در حوزه منابع انسانی، به‌ویژه برای انعقاد و تمدید قراردادهای پرسنل، به‌عنوان ابزاری کارآمد و امن برای ساده‌سازی فرآیندها، کاهش هزینه‌ها و افزایش امنیت اسناد به کار می‌رود.
در این مقاله به کاربردها، مزایا و نکات مرتبط با استفاده از امضای دیجیتال در مدیریت قراردادهای منابع انسانی می‌پردازیم.
کاربرد امضای دیجیتال در منابع انسانی
۱. انعقاد قراردادهای پرسنل:
-
- امضای دیجیتال امکان امضای سریع و غیرحضوری قراردادهای کاری (موقت، دائم، آزمایشی و غیره) را فراهم می‌کند. این امر به‌ویژه در دورکاری یا استخدام نیروهای remote بسیار مفید است.
- قراردادها می‌توانند از طریق پلتفرم سرویسهای امضای دیجیتال مثل امضامی یا نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی مجهز به امضای دیجیتال مانند HRBOX، بارگذاری شده و یا از طریق اتصال سایر پلتفرم‌های مدیریت منابع انسانی به API امضای دیجیتال مانند ای پی آی امضامی برای افراد مورد نظر جهت امضا ارسال شوند.
۲. تمدید قراردادها:
-
- برای تمدید قراردادهای کاری، با امضای دیجیتال نیاز به چاپ، ارسال فیزیکی یا جلسات حضوری برطرف می‌شود. کارفرما می‌تواند قرارداد جدید را به صورت آنلاین ارسال کرده و کارمند با استفاده از گواهی امضای دیجیتال آن را تأیید و امضا کند.
۳. احراز هویت و امنیت:
-
- امضای دیجیتال با استفاده از رمزنگاری نامتقارن (کلید عمومی و خصوصی) هویت امضاکننده را تأیید و از هرگونه امکان جعل یا تغییر سند جلوگیری می‌کند.
- پلتفرم‌هایی مانند امضامی از حسگرهای زیستی (اثر انگشت یا تشخیص چهره) برای احراز هویت استفاده می‌کنند.
۴. مدیریت اسناد منابع انسانی:
-
- اسناد مرتبط با منابع انسانی مانند فرم‌های مرخصی، اضافه‌کار، توافق‌نامه‌های عدم افشا (NDA) و سایر مستندات می‌توانند به‌صورت دیجیتال امضا و بایگانی شوند.
- این روش جستجوی اسناد را آسان‌تر کرده و ریسک گم‌شدن یا آسیب دیدگی اسناد را ( که در اسناد فیزیکی وجود دارد) کاهش می‌دهد.
مزایای استفاده از امضای دیجیتال در مدیریت منابع انسانی
- کاهش زمان و هزینه:
- فرآیند امضا در عرض چند دقیقه انجام می‌شود، برخلاف روش‌های سنتی که ممکن است به دلیل فاصله مکانی و تاخیر ناشی از آن در دریافت اسناد، روزها یا هفته‌ها طول بکشد
- صرفه‌جویی در هزینه‌های کاغذ، چاپ، بایگانی فیزیکی و ارسال ( پست، پیک و ..)
- افزایش چابکی سازمانی:
- فرآیندهای منابع انسانی با حذف نیاز به جلسات حضوری یا ارسال پستی، سریع‌تر و کارآمدتر می‌شوند.
- امنیت بالا:
- امضای دیجیتال با رمزنگاری پیشرفته از تغییر یا جعل اسناد جلوگیری می‌کند و اسناد امضاشده به‌عنوان اسناد رسمی در ایران (طبق مواد 14 تا 16 قانون تجارت الکترونیک) معتبر هستند.
- حفاظت از محیط زیست:
- کاهش مصرف کاغذ به حفظ محیط زیست کمک می‌کند.
- انعطاف‌پذیری:
- امکان ادغام با نرم‌افزارهای سازمانی از طریق API، سفارشی‌سازی قالب‌های قرارداد و مدیریت یکپارچه اسناد.
چالش‌ها و نکات مهم
۱. نیاز به زیرساخت فنی:
-
- استفاده از امضای دیجیتال نیازمند دسترسی به پلتفرم‌های معتبر و گواهی‌های دیجیتال است که باید از مراکز مورد تأیید مانند مراکز میانی متصل و مورد تایید مرکز ریشه دریافت شوند. این گواهی‌های دیجیتال دارای تاریخ انقضا هستند و باید به‌موقع تمدید شوند.
۲. آموزش و پذیرش:
-
- کارکنان و مدیران ممکن است نیاز به آموزش برای استفاده از ابزارهای امضای دیجیتال داشته باشند.
۳. مشکلات فنی:
-
- خطاهایی مانند نصب نادرست گواهی، انقضای گواهی یا مشکلات نرم‌افزاری ممکن است فرآیند را مختل کند. تماس با پشتیبانی فنی در این موارد توصیه می‌شود.
نحوه دریافت و استفاده از امضای دیجیتال
۱. دریافت گواهی امضای دیجیتال:
-
- از طریق دفاتر ثبت نام آنلاین مانند امضامی، با ارائه اطلاعات هویتی و احراز هویت (مانند اثر انگشت یا کد پستی)، گواهی دیجیتال دریافت کنید.
۲. نصب و فعال‌سازی:
۳. امضای اسناد:
-
- اسناد مانند قراردادها در فرمت PDF، پس از بارگذاری در پلتفرم امکان امضا دارند.
۴. تمدید گواهی:
-
- در صورت انقضای گواهی، مجددا از طریق مراکز صدور گواهی مانند دفاتر ثبت نام آنلاین ( امضامی) آن را تمدید کنید.
نتیجه‌گیری
امضای دیجیتال در حوزه منابع انسانی تحولی بزرگ در انعقاد و تمدید قراردادهای پرسنل ایجاد کرده است. این فناوری با کاهش زمان، هزینه و ریسک‌های مرتبط با اسناد کاغذی، به بهبود بهره‌وری و رضایت کارکنان کمک می‌کند. با این حال، استفاده از پلتفرم‌های معتبر، تمدید به‌موقع گواهی‌ها و آموزش کارکنان برای بهره‌برداری بهینه از این ابزار ضروری است.
برای امضای دیجیتال مطمئن و امن با قابلیت پیگیری قضایی، امضامی در دسترس شماست.
HRBOX اولین نرم افزار منابع انسانی HRIS کشور است.
اطلاعات بیشتر و سفارش سرویس:
تلفن: 91308126- 021 داخلی 3
وبسایت: emza.me
تدوین متن: فروغ مروج صالحی
