راهکارهای امضای دیجیتال همراه: سرعت، راحتی، امنیت

اهمیت اپلیکیشن‌های امضای دیجیتال همراه

فروشندگان و کسب و کارهایی که این روزها برای امضای اسناد و قراردادهای خود از امضای دیجیتال استفاده می‌کنند، به خوبی می‌دانند که امضای اسناد آنلاین بدون داشتن یک اپلیکیشن امضای دیجیتال سریع و امن می‌تواند زمان‌بر و دست و پاگیر باشد.

در یک فرآیند زمان‌بر باید ابتدا سند دیجیتال باز شود، فرمت آن تغییر کند، سند چاپ شود، امضا شود، دوباره اسکن شود، و قبل از ارسال به گیرنده دوباره قالب بندی شود. سپس، مشتری یا طرف دوم نیز باید همین فرآیند را تکمیل کند.

اپلیکیشن‌های امضای دیجیتال – یا برنامه‌های امضای الکترونیکی – در چنین مواردی کاربرد دارند. آنها به شما امکان می‌دهند اسناد را در عرض چند ثانیه امضا و ارسال کنید و روند فروش را برای شما روان‌تر کرده و عقد هرگونه قرارداد را سریع‌تر از روندهای معمول برای شما انجام می­‌دهند. اپلیکیشن‌های امضای دیجیتال، جمع آوری و ذخیره امضاها را با امکان افزودن فرم‌های ورود به مدارک خود آسان می کنند. آنها همچنین با اطمینان از تأیید امضاها، سطح امنیتی بیشتری را برای کاربران خود فراهم می‌کنند.

چگونه می‌توان یک اپلیکیشن امضای بدون نقص داشت؟

مشکل برخی از اپلیکیشن‌های امضای دیجیتال این است که اغلب افرادی که برای استفاده از این برنامه‌ها پول پرداخت می‌کنند، کسانی نیستند که مجبورند هر روز از آن استفاده کنند. در حالی که تعداد زیادی برنامه امضای دیجیتال و امضای الکترونیک وجود دارد، تجربه استفاده از بسیاری از آنها از نظر کاربران را جلب نکرده است. در ادامه معیارهایی که از نظر کسب و کارها و کاربران فعال اپلیکیشن‌های امضای الکترونیکی به عنوان  ویژگی‌های لازم برای این برنامه‌ها هستند را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

امکان افزودن امضای الکترونیکی (یا دیجیتال) به هر سندی. امضای اسناد و قراردادها هدف اصلی این برنامه هاست. اما هرچه انجام این کار ساده تر و آسان تر باشد، انواع اسناد و دستگاه‌های مختلف بیشتری پشتیبانی می‌شوند و هرچه ادغام با سایر برنامه‌ها و پلتفرم‌های نرم افزاری عمیق‌تر باشد، فرآیند بهتری در جریان است. در حالی که تقریباً هر برنامه‌ای می تواند به سادگی یک امضا یا نام تایپ شده به اسناد و فایل‌ها اضافه کند، آنچه یک اپلیکیشن امضای همراه را عالی و بدون نقص می­کند امکان استفاده از آنها در بسیاری از جریان‌های کاری مختلف است.

امکان ارسال یک سند به شخص دیگری برای امضا از طرف آنها. این یکی از ویژگی‌های واقعاً مهم برای یک برنامه اختصاصی امضای دیجیتال است. همانطور که طرف اول می‌تواند یک سند را امضا کند، تجربه امضا برای گیرنده (طرف دوم) نیز باید آسان و دلپذیر باشد. طرف دوم نیز باید بتواند فرآیند امضا را بدون نیاز به نصب برنامه مجزا و پرینت و اسکن و تغییر فرم سند اولیه، در همان اپلیکیشنی که طرف اول از آن استفاده کرده است، امضا کند.

قابلیت دسترسی برای مشاغل کوچک تا متوسط. آنچه بدترین تأثیر را در فروش و کارایی یک اپلیکیشن امضای دیجیتال می‌گذارد، قیمت بالا، قفل‌های قراردادی دست و پاگیر و تمرکز بر مشتریان سازمانی است. به همین دلیل اپلیکیشن‌هایی که در دسترس عموم قرار دارند، ارزان هستند و کاربری ساده‌ای دارند، عموماً در رقابت‌های فروش بهتر عمل می‌کنند.

امنیت. اگرچه هر اپلیکیشنی که بتواند اسناد حساسی مانند قراردادها را ذخیره کند، نیاز به برقراری امنیت آنها نیز دارد، اسناد رمزگذاری شده یا محافظت شده با رمز عبور، انطباق با دولت ایالات متحده یا اتحادیه اروپا، و پشتیبانی از امضای دیجیتال، همه موارد مورد نیازی هستند که اپلیکیشن‌های امضای دیجیتال را با هم متفاوت می‌کنند. هر برنامه‌ی امضای الکترونیکی که استفاده می‌شود باید مطابق با استانداردهای یک کشور یا صنعت باشد. این استاندارد و قوانین می‌توانند بسیار متفاوت باشند.

نسخه آزمایشی رایگان (دموی رایگان). رقابت در این حوزه بسیار سنگین است و تشخیص خوب از بد فقط از طریق وب سایت اپلیکیشن‌ها، تقریبا غیرممکن است. ارائه یک نسخه آزمایشی رایگان به کاربران، می‌تواند فروش محصولات را تا حد چشم‌گیری افزایش دهد. ارائه این نسخه به سرویس دهندگان کمک می‌کند تا امکانات محصول خود را به شکل واقعی و تأثیرگذار به نمایش گذاشته و با سایر محصولات مشابه رقابت کنند.

چگونه می‌توان یک امضای دیجیتال همراه ایجاد کرد؟

قدم اول: یک برنامه امضای دیجیتال همراه مثلاً امضامی را اجرا کنید

قدم دوم: شماره تلفن و شماره ملی خود را وارد و گزینه‌­ی ارسال کد تأیید را انتخاب کنید تا کد تأیید برای شما ارسال شود.

قدم سوم:  کد تأیید چهار رقمی ارسال شده را وارد و گزینه­‌ی ورود را انتخاب کنید.

قدم چهارم: با انتخاب کلید + مراحل دریافت گواهی امضا دیجیتال را آغاز کنید.

قدم پنجم: پس از دریافت گواهی امضای دیجیتال در صورتی که می‌خواهید متنی را با استفاده از نرم افزار امضامی خودتان امضا کنید. در بخش کارتابل امضا دکمه + را بزنید.

قدم ششم: نام مناسبی برای نمایش در لیست کارتابل امضا وارد نمایید. و سپس با انتخاب فایل PDF مورد نظر آنرا بارگذاری کنید.

قدم هفتم: در صورتی که شرکتی برای شما فایلی برای امضا ارسال کرده باشد ، نوتیفیکشنی روی گوشی خود دریافت می‌کنید. سپس متن مورد نظر را از لیست کارتابل امضا خود انتخاب نمایید.

قدم هشتم:  فایل نمایش داده شده را مطالعه کرده و در صورت تأیید دکمه امضا را بزنید. قبل از ثبت امضا ، با استفاده از مشخصات بایومتریک گوشی احراز هویت انجام می‌شود.

قدم نهم: فایل امضا شده بر روی کارتابل گوشی تلفن همراه فرد امضا کننده قابل رویت است و همچنین برای فرد درخواست دهنده نیز در پنل امضامی ارسال شده است.

برگردان و ویرایش: ارژنگ طالبی‌نژاد

منبع: zapier